Yayasan Karya Salemba Empat (KSE) adalah yayasan yang membawa mandat dari para donor untuk mendistribusikan dana beasiswa kepada para mahasiswa yang tidak mampu membiayai studinya. Sebagai lembaga yang membawa mandat demikian besar, Yayasan KSE perlu mempertanggungjawabkan penggunaan dana tersebut dan efektifitasnya dalam membiayai kebutuhan para penerima beasiswa.
Sehubungan dengan pertanggungjawaban tersebut, maka para penerima Beasiswa KSE memiliki kewajiban untuk memberikan berbagai laporan secara kepada sekretariat KSE. Tingkat intensitas mahasiswa dalam memberikan laporan ini sangat membantu KSE dalam menjalankan Program Beasiswa dan juga menjadi penilaian dalam memperpanjang masa beasiswa mahasiswa yang bersangkutan pada tahun-tahun akademik berikutnya.
Laporan-laporan KSE disampaikan secara online menggunakan Sistem Beasiswa Online (http://www.beasiswa.or.id/) lewat menu-menu laporan yang tersedia. SBO dapat diakses pada alamat di atas dengan mengisi username serta password yang telah dikirim ke email masing-masing mahasiswa ketika diterima sebagai peserta Program Beasiswa KSE, lalu meng-klik tombol [LOGIN].
Setelah LOGIN, mahasiswa tak dapat membuka menu [LAPORAN] bila belum mengisi keterangan rekening bank. Pengisian informasi rekening ini dilakukan dengan membuka menu [KONFIGURASI], lalu klik pada tab [REKENING]. Isikan nomer rekening, nama pemilik rekening lalu pilih nama bank. Setelah informasi dilengkapi, klik tombol [SIMPAN] agar keterangan rekening tersimpan dalam database SBO.
Laporan I (Konfirmasi Penerimaan Dana)
Laporan I dibuat maksimal sepuluh (10) hari setelah dana beasiswa dikirim (monthly disbursement). Perhatikan pengumuman pengiriman dana beasiswa yang diumumkan lewat website http://www.karyasalemba4.org/
Pengiriman dana yang dikonfirmasikan pada Laporan I adalah dana beasiswa untuk biaya hidup yang dikirimkan setiap bulannya. Untuk dana beasiswa program khusus dengan pengiriman setiap semester, laporan konfirmasi penerimaannya dilakukan via email (lihat di bawah). Mahasiswa melakukan konfirmasi transfer pada bulan yang dimaksud hanya jika pengiriman telah dilakukan dan diumumkan di website. Bila disbursement belum dilakukan, maka mahasiswa tak akan dapat melihat nama bulan yang dimaksud pada daftar bulan yang dapat dikonfirmasi.
Bila dana sudah tercatat dalam rekening, mahasiswa diwajibkan untuk membuat Laporan I dibuat dengan meng-klik “LAPORAN” pada SBO setelah berhasil melakukan LOGIN. Silakan memilih tab “Laporan I”, pilih bulan yang dimaksud (September, Oktober, Nopember) lalu klik “SUDAH DITERIMA”.
Bila menerima pengiriman sekaligus untuk lebih dari 1 (satu) bulan, lakukan proses di atas berulang kali secara berurutan sesuai bulan pengiriman yang dimaksud (misal: jangan konfirmasi “Oktober” bila belum konfirmasi “September”). Bila nama bulan sudah tertera pada daftar laporan di bawah tombol tersebut, berarti laporan sudah tersimpan. (Harap diingat: mahasiswa tak dapat menghapus/mengubah laporan yang sudah tersimpan.)
Laporan II (Penggunaan Dana Beasiswa)
Para mahasiswa juga diwajibkan untuk membuat Laporan II (Penggunaan Dana) pada awal setiap bulan berikutnya, misalnya penggunaan dana bulan September dilaporkan pada awal bulan Oktober, selambat-lambatnya tanggal 5. Laporan II dibuat untuk menjelaskan penggunaan dana setiap bulannya sesuai dengan jumlah dana yang diterima pada bulan tersebut.
Laporan II dibuat dengan meng-klik “LAPORAN” dan memilih tab “Laporan II”. Masukkan komponen pengeluaran (Transportasi, Biaya Tempat Tinggal, Biaya Makan, Biaya Internet & Print, Biaya Buku & Fotokopi) dengan nominal masing-masing serta kategori yang diperlukan, yaitu Pemasukan, Pengeluaran Biaya Hidup dan Pengeluaran Biaya Pendidikan. Bila ada lebih dari 1 (satu) komponen biaya, klik buat baris baru.
Pastikan total dari Pengeluaran Biaya Hidup dan Pendidikan sama dengan jumlah pemasukan dari dana beasiswa KSE dan pemasukan lainnya yang diterima pada bulan tersebut. Bila semua komponen sudah terisi dengan benar, pilih bulan apa yang hendak dilaporkan lalu klik [SIMPAN] agar laporan tersebut tersimpan dalam database online. (Harap diingat: mahasiswa tak dapat menghapus/mengubah laporan yang sudah tersimpan.)
Laporan III (Perkembangan Akademik)
Yayasan KSE juga memantau perkembangan akademik para penerima beasiswa. Laporan perkembangan akademik disampaikan dengan meng-klik tombol [LAPORAN] pada menu utama lalu memilih tab “Laporan III”.
Mahasiswa diwajibkan untuk mengisi index prestasinya sejak semester pertama hingga semester yang sedang dijalaninya saat menerima Beasiswa KSE. Hal ini dilakukan dengan memilih semester yang dimaksud, lalu mengisi nilai IPS (Index Prestasi Semester), IPK (Index Prestasi Kumulatif) dan jumlah SKS yang diambil pada semester tersebut (bukan jumlah SKS kumulatif) pada isian yang tersedia. Mahasiswa juga perlu melampirkan dokumen (hasil scan) transkrip laporan studinya yang terinci dengan meng-klik “Browse” untuk menunjukkan dokumen tersebut, lalu pilih “Upload” pada pilihan metode laporan. Dokumen lampiran dapat berupa file JPG/PNG/PDF/HTM/DOC dengan ukuran yang tidak lebih besar dari 100 kilobyte.
Bila semua keterangan dan file lampiran sudah dilengkapi, klik tombol [SIMPAN] agar laporan tersebut tersimpan dalam database. (Harap diingat: mahasiswa tak dapat menghapus/mengubah laporan yang sudah tersimpan.) Ulangi proses di atas untuk mengisi informasi perkembangan akademik pada setiap semester.
Laporan IV (Kegiatan dan Prestasi Non-Akademik)
Laporan ini berbentuk naratif yang menjelaskan kegiatan-kegiatan mahasiswa (misalnya penelitian, perlombaan, kegiatan sosial, dan sebagainya), berikut lokasi, tanggal, dan nama kegiatan yang dilakukan.. Laporan ini bukan merupakan kewajiban dan tidak dikenakan sanksi bila terabaikan, namun dapat menjadi pertimbangan positif bagi program-program khusus Beasiswa KSE.
