Yayasan Karya Salemba Empat (KSE) adalah yayasan yang membawa
mandat
dari para donor untuk mendistribusikan dana beasiswa kepada para
mahasiswa yang tidak mampu membiayai studinya. Sebagai lembaga yang
membawa mandat demikian besar, Yayasan KSE perlu mempertanggungjawabkan
penggunaan dana tersebut dan efektifitasnya dalam membiayai kebutuhan
para penerima beasiswa.
Sehubungan dengan pertanggungjawaban tersebut, maka para penerima
Beasiswa KSE memiliki kewajiban untuk memberikan berbagai laporan secara
kepada sekretariat KSE. Tingkat intensitas mahasiswa dalam memberikan
laporan
ini sangat membantu
KSE dalam menjalankan Program Beasiswa dan juga menjadi penilaian dalam
memperpanjang masa beasiswa mahasiswa yang bersangkutan pada tahun-tahun
akademik berikutnya. Berbagai laporan yang dimaksud adalah:
Laporan Beasiswa
Online adalah jenis-jenis laporan yang disampaikan dengan menggunakan Sistem Beasiswa Online (
http://www.beasiswa.or.id) lewat
menu-menu laporan yang tersedia.
SBO dapat diakses pada alamat di atas dengan mengisi
username serta
password
yang telah dikirim ke email masing-masing mahasiswa ketika diterima
sebagai peserta Program Beasiswa KSE, lalu meng-klik tombol [LOGIN].
Setelah LOGIN, mahasiswa tak dapat membuka menu [LAPORAN] bila belum mengisi keterangan rekening
bank.
Pengisian informasi rekening ini dilakukan dengan membuka tab dan menu
[EDIT PROFILE]. Pada bagian "Rekening Bank", pilih nama bank lalu
isikan
nomer rekening, nama pemilik rekening. Transfer dana
beasiswa akan gagal apabila nama pemilik rekening tidak sesuai dengan
nama mahasiswa. Setelah informasi dilengkapi, klik tombol [SAVE] agar
keterangan rekening tersimpan dalam database SBO.
Selanjutnya, klik tab untuk mulai membuat laporan beasiswa.
Laporan I (Konfirmasi Penerimaan Dana)
Laporan I dibuat maksimal sepuluh (10) hari setelah dana beasiswa dikirim (
monthly disbursement). Perhatikan pengumuman pengiriman dana beasiswa yang diumumkan lewat website
http://www.karyasalemba4.org
Bila dana sudah tercatat dalam rekening, mahasiswa diwajibkan untuk membuat Laporan I dibuat dengan klik :
1. Tahun, Bulan , Program Beasiswa
2. Input Nilai Nominal yang diterima, beserta rinciannya
3. Klik tombol Laporkan
Jika ada kesalahan dan sudah terlanjur klik tombol Laporkan, pada kolom
delete dibawah di-klik saja baris yang salah, kemudian ulangi No.1,2 dan
3 diatas yang benar.
Laporan II (Penggunaan Dana Beasiswa)
Para mahasiswa juga diwajibkan untuk membuat Laporan II (Penggunaan
Dana) pada awal setiap bulan berikutnya, misalnya penggunaan dana bulan
September dilaporkan pada awal bulan
Oktober,
selambat-lambatnya tanggal 5. Laporan II dibuat untuk menjelaskan
penggunaan dana setiap bulannya sesuai dengan jumlah dana yang diterima
pada bulan tersebut.
Laporan II dibuat dengan meng-klik tab dan menu [LAPORAN II]. Masukkan komponen pengeluaran (
Transportasi, Biaya Tempat Tinggal, Biaya Makan, Biaya Internet & Print, Biaya Buku & Fotokopi) dengan nominal masing-masing serta kategori yang diperlukan, yaitu
Pemasukan, Pengeluaran Biaya Hidup dan
Pengeluaran Biaya Pendidikan. Bila ada lebih dari 1 (satu) komponen biaya, klik “
Add row” untuk menambahkan baris.
Pastikan
total dari
Pengeluaran Biaya Hidup dan Pendidikan sama dengan jumlah pemasukan dari
dana beasiswa KSE dan pemasukan lainnya yang diterima pada bulan
tersebut. Bila semua komponen sudah terisi dengan benar, klik [SAVE]
agar laporan tersebut tersimpan dalam
database online. (Harap diingat: mahasiswa tak dapat menghapus/mengubah laporan yang sudah tersimpan.)
Laporan III (Perkembangan Akademik)
Yayasan KSE juga memantau perkembangan akademik para penerima
beasiswa. Laporan perkembangan akademik disampaikan dengan meng-klik tab
dan menu [LAPORAN III].
Mahasiswa diwajibkan untuk mengisi index prestasinya sejak semester
pertama hingga semester yang sedang dijalaninya saat menerima Beasiswa
KSE. Hal ini dilakukan dengan memilih semester yang dimaksud dan jumlah
SKS yang diambil pada semester tersebut (bukan jumlah SKS kumulatif),
lalu mengisi nilai IPS (Index Prestasi Semester) dan IPK (Index Prestasi
Kumulatif) pada isian yang tersedia. Mahasiswa juga perlu melampirkan
dokumen (hasil scan) transkrip laporan studinya yang terinci dengan
meng-klik “Browse” untuk menunjukkan dokumen tersebut. Dokumen lampiran
dapat berupa file JPG/PNG/PDF/HTM/DOC dengan ukuran yang tidak lebih
besar dari 100 kilobyte.
Bila semua keterangan dan file lampiran sudah dilengkapi, klik tombol
[SAVE] agar laporan tersebut tersimpan dalam database. (Harap diingat:
mahasiswa tak dapat menghapus/mengubah laporan yang sudah tersimpan.)
Ulangi proses di atas untuk mengisi informasi perkembangan akademik pada
setiap semester.
Laporan IV (Kegiatan dan Prestasi Non-Akademik)
Laporan ini berbentuk naratif yang menjelaskan kegiatan-kegiatan
mahasiswa (misalnya penelitian, perlombaan, kegiatan sosial, dan
sebagainya). Laporan ini bukan merupakan kewajiban dan tidak dikenakan
sanksi bila terabaikan, namun dapat menjadi pertimbangan positif bagi
program-program khusus Beasiswa KSE.
Laporan IV dibuat dengan meng-klik tab dan menu [LAPORAN IV]. Isikan
nama kegiatan, tentukan tanggal kegiatan lalu jelaskan kegiatan
tersebut secara singkat dan jelas. Hindari penggunaan huruf besar semua
atau singkatan-singkatan dalam membuat narasi Laporan IV.
Bila semua sudah terisi, klik tombol [SAVE] agar laporan tersebut
tersimpan dalam database. (Harap diingat: mahasiswa tak dapat
menghapus/mengubah laporan yang sudah tersimpan.) Ulangi proses di atas
untuk membuat laporan kegiatan lainnya.
CATATAN KHUSUS UNTUK BEASISWA SKRIPSI :
prosedur pencairan beasiswa skripsi :
Proses pencairan dana akan dilaksanakan dalam 3 tahap sebagai berikut :
Tahap pertama, Syaratnya :
- Surat Permohonan Pencairan dana tahap 1 yang ditanda tangani pemohon (softcopy*/hardcopy*)
- mengirimkan proposal skripsi yang sudah ditandatangani dosen
pembimbing (softcopy*/hardcopy*) disertai dengan budget kebutuhan dana.
- dana dikirimkan paling lambat 3 minggu setelah pengiriman proposal
- Rincian anggaran pengerjaan skripsi/penelitian sampai final.
Tahap Kedua, Syaratnya :
- Surat Permohonan Pencairan dana tahap 2 yang ditanda tangani pemohon (softcopy*/hardcopy*)
- Mengirimkan Skripsi minimal sampai Bab 3 atau 4 atau Bab Pembahasan (softcopy*/hardcopy*)
- Mengirimkan Surat keterangan yang ditandatangi pembimbing / ketua
Jurusan yang menyatakan penyusun skripsi sudah menempuh tahap Bab 3
atau 4 atau Bab Pembahasan (softcopy "scan" / Hardcopy)
- Dana dikirimkan paling lambat 3 minggu setelah pengiriman tersebut
Tahap Ketiga, Syaratnya :
- Mengirimkan Skripsi Final (Hard Cover dan Soft Copy) yang sudah disahkan oleh Pembimbing dan Ketua Jurusan*
*Wajib Hardcover dikirim ke Kantor Sekretariat KSE
*Wajib Softcopy dikirm via contact@karya Salemba4.org
- Mengirimkan Surat keterangan Lulus sidang Skripsi dari fakultas / Jurusan (Scan/fax
- Dana dikirimkan paling lambat 3 minggu setelah pengiriman tersebut
- Mencantumkan ucapan terima kasih kepada donatur. Mengenai donatur
yang membiayai skripsi, akan disampaikan pada saat mahasiswa mengajukan
pencairan tahap II
Media Pengiriman :
*Pengiriman yang bisa dalam bentuk Soft Copy
- Surat Permohonan Pencairan dana tahap 3 yang ditanda tangani pemohon (softcopy*/hardcopy*)
- Lembar Pengesahan yang sudah ditandatangai pembimbing harus scan
- Surat Keterangan dari Pembimbing harus di Scan
- Proposal skripsi dalam difile word/Pdf
- Skripsi Final dalam difile word/Pdf
- dikirim melalui email
contact@karyasalemba4.org
*Pengiriman yang bisa dalam bentuk Hard Copy
- Lembar Pengesahan yang sudah ditandatangai pembimbing
- Surat Keterangan dari Pembimbing
- Proposal skripsi
- Bab 3 atau 4 atau Bab Pembahasan
- Skripsi dalam difile word/Pdf
- dikirim ke Kantor Sekretariat KSE (bisa melalui Pos/Tiki/atau dianter langsung)
Demikian Informasinya. Informasi ini Wajib disimpan / di Save bagi
para penerima Bisma / Skripsi agar pada saat mau mencairkan dana
tersebut, rekan-rekan tidak kebingungan lagi bertanya ke
contact@karyasalemba4.org
untuk dapat memprosesnya sesuai dengan persyaratan diatas. Sukses ya
Skripsinya....Harapan besar Indonesia menunggu penelitian-penelitian
teman-teman yang bisa membangun bangsa yang bisa diaplikasikan ke
masyarakat ataupun yang dapat menjadi pembelajaran berharga yang
berharga bagi khususnya bagi rekan-rekan dan umumya bagi bangsa
Indonesia.
